E-Mail "Loops" und "Bounces"
Bei E-Mail "Loops" und "Bounces" handelt es sich um unerwünschte Phänomene, die beim Versand bzw. dem Empfang von E-Mails vorkommen und die dafür sorgen können, dass Mailboxen überlaufen.
E-Mail-Loops können beispielsweise auftreten, wenn sich zwei unterschiedliche E-Mail Adressen gegenseitig aufeinander weiterleiten. Zum Beispiel:
kunde@firma.abc –leitet weiter an→ agent@company.xyz
agent@company.xyz –leitet weiter an→ kunde@firma.abc
Wird jetzt eine E-Mail an kunde@firma.abc oder agent@company.xyz geschickt, entsteht ein E-Mail-Loop, in dem die E-Mail endlos zwischen den beiden Adressen hin und her weitergeleitet werden, bis die jeweiligen Mailboxen voll sind und keine weiteren Mails mehr versendet werden können.
Kritischer für die tägliche Arbeit mit todo4teams sind die sogenannten E-Mail-Bounces. Diese entstehen durch automatisierte Rückmeldungen auf eingehende E-Mails, im folgenden Autoresponder-Mails genannt. Autoresponder-Mails werden auf Wunsch empfängerseitig automatisch erzeugt , z.B. mit dem Ziel zu dokumentieren, dass eine E-Mail erhalten wurde (in Form einer Eingangsbestätigung), oder um dem Absender mitzuteilen, dass der Empfänger die eingegangene E-Mail zur Zeit nicht bearbeiten kann (Abwesenheitsnotiz).
Auch aus todo4teams heraus kann eine Art von Autoresponder-Mail versendet werden, um z.B. dem Kunden die konkrete Ticket-Nummer mitzuteilen; siehe hierzu unserer Tutorial zu Automatische Antwort-E-Mails versenden.
Konkretes Beispiel für einen Fall von E-Mail-Bounce in todo4teams:
Ein Kunde der Firma "ABC" füllt ein Webformular für einen Wartungsauftrag aus, gibt als Kontakt-E-Mail-Adresse "kunde@firma.abc" an und sendet das Formular ab. Mittels eines Webservices wird nun
in todo4teams automatisch an den Kunden ("kunde@firma.abc") eine Autoresponder-Mail erzeugt und versendet , um den Eingang eines Tickets zu bestätigen.
Der Kunden hat nun allerdings seinen Mail-Client so eingestellt, dass nun seinerseits eine automatische Empfangsbestätigung zu der Mail aus todo4teams in Form einer Autoresponder-Mail zurück an die Mailbox in todo4teams verschickt wird.
Diese erzeugt dann wieder einen neuen Job in todo4teams, der per Autoresponder-Mail bestätigt wird, auf die nun wieder der Kunde mit einer Autoresponder-Mail antwortet. ...und so weiter, bis die jeweiligen Mailboxen voll sind.
Diagramm:
Was können Sie nun tun, um solche E-Mail-Bounces zu verhindern?
Es gibt hier eine einfache und saubere Lösung: Sie sollten solche Autoresponder-Mails aus todo4teams nicht direkt über eine Mailbox verschicken, die auch beim Eintreffen von E-Mails neue Ausgangs-E-Mails versendet. Als Standard hat sich hierfür eine sogenannte "No-Reply"-Mailbox erwiesen, im folgenden Beispiel ist diese "no-reply@company.xyz". Diese wird zwar in todo4teams eingebunden, aber so konfiguriert, dass keine ausgehenden E-Mails erzeugt werden. Damit ist sofort jegliche Möglichkeit für einen E-Mail-Bounce unterbunden, selbst für den Fall, dass nun der Kunde direkt mit einer Autoresponder-Mail antwortet, da die "No-Reply"-Mailbox ja keine ausgehenden E-Mails erzeugt und somit die Bounce-Kette unterbrochen wird.
Auch in den Mailboxen, in denen Ausgangs-E-Mail versendet werden ist es gute Praxis, den Versand an no-reply-Mailboxen zu unterdrücken:
{
if (text != null && toemail.indexOf("noreply@")<0 && toemail.indexOf("no-reply@")<0)
{
text="<html><head>"+helper.getServerPropertyByName("emailCss")+"</head><body>" +text +"</body></html>";
helper.sendmail("no-reply@company.xyz", "Re: "+subject+" (ID: "+id+")", text, toemail, null, null, true);
}
else
{
print("Mail not send!");
}
}