Automatische Antwort-Emails versenden (Grundlagen)

In diesem Tutorial werden wir demonstrieren, wie Sie mit todo4teams automatische E-Mail-Antworten versenden können.

Wenn Ihr Ticketing-System eintreffende E-Mails in Tickets umwandelt und durch Ihre Service-Struktur leitet, ist es sinnvoll, dem Kunden in einer direkten Antwort den Empfang seiner Nachricht zu bestätigen und die Vorgangsnummer zu nennen, unter der sein Anliegen bearbeitet wird.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Melden Sie sich in todo4teams mit der Rolle Administrator oder Superadministrator an
  • Wechseln Sie in den Tab "E-Mail"
  • Wählen Sie die das E-Mail-Konto aus, für das Sie eine automatische Antwort einrichten möchten
  • Klicken Sie "Ändern"
  • Wechseln Sie in den Tab "Eintreffen-Aktion"

Fügen Sie in das Textfeld das unten angegebene Skript ein:

Bildschirmfoto vom 2014-07-22 13:31:07.png

Das Skript:

var id = task.id;
var email = message.getFrom()[0].getAddress();
                            
var footer = task.source.sourcemailbox.footer;
              
var text = "<html><head></head><body><p>Dear madam or sir,<br/><br/>\n";
text += "we herewith confirm having received your message.<br/><br/>";
text += "We will check your request and get in touch with you shortly.<br/>\n";
text += "Please note your ticket id for further processing: "+id+"<br/><br/>\n";
text += "With kind regards<br/>\n";
text += "Service Team<br/></p><br/>\n";
text += "</p><br/>\n";

text += "Subject of your request:<br/><pre>"+ message.getSubject()+"</pre>";

text += "\n<br/><br/>"+footer+"</body></html>";

helper.sendmail(
  task.source.sourcemailbox.emailAddress, // sender email address
  "Your request to "
 +task.source.sourcemailbox.emailAddress+" (ID: "+id+")", // subject
  text, // message
  email, // addressee
  null, // cc
  null, // bcc
  "support@bergener-partner.de", // reply to
 true // html formatted message
);

Dieses Skript ermittelt zunächst die E-Mail-Adresse des Absenders:

var email = message.getFrom()[0].getAddress();

Das message-Objekt ist die empfangene E-Mail-Nachricht als Java-Objekt. Sie besitzt eine Liste von From-Adressen, deren ersten Eintrag (praktisch gibt es stets genau einen) wir in die Variable email schreiben.

Da wir die Auto-Reply-E-Mail mit der Signatur des E-Mail-Kontos versehen möchten, holen wir diese ebenfalls in eine Variable.

var footer = task.source.sourcemailbox.footer;

Sie wird aus dem Attribut footer des E-Mail-Kontos ermittelt, über das die E-Mail eingetroffen ist, also task.source.sourcemailbox.footer.

Anschließend wird in der Variablen text der Inhalt der Nachricht zusammengefügt. Wir schreiben die E-Mail im HTML-Format, für eine gefälligere Darstellung beim Empfänger.

Dort wird auch die ID des Tickets (id wie in der ersten Zeile ermittelt), der Betreff der empfangenen Nachricht message.getSubject()  und der oben ermittelte footer verwendet.

Anschließend wird die Funktion helper.sendmail() aufgerufen, um die Nachricht zu versenden. Beachten Sie bitte, dass es für helper.sendmail() eine ganze Reihe von Aufrufformaten (z.B. mit und ohne Dateianhänge, mit und ohne CC, BCC etc.) gibt. Details hierzu finden Sie in der API-Dokumentation auf der Startseite Ihrer todo4teams-Installation.

Bei diesem Aufruf von helper.sendmail() werden folgende Parameter übergeben:

  • die E-Mail-Adresse, mit deren Absender die Nachricht versendet werden soll. Falls Sie hier eine String-Konstante angeben (z.B. "service@mycompany.com") muss die Adresse genau so geschrieben werden, wie sie auch in todo4teams konfiguriert ist.
  • der Betreff der Nachricht
  • die Nachricht selbst im HTML-Tormat
  • die Zieladresse/der Adressat
  • die CC-Adresse (hier durch null unterdrückt)
  • die BCC-Adresse (hier durch null unterdrückt)
  • die ReplyTo-Adresse
  • true als Merkmal, dass die E-Mail im HTML-Format versendet werden soll

Speichern Sie die Konfiguration des E-Mail-Kontos. Klicken Sie auf "Validieren" und einen Syntax-Check durchzuführen und entfernen Sie ggf. Fehler.

Testen Sie das Skript, indem Sie mit Ihrem E-Mail-Programm eine Nachricht an dieses Postfach senden. todo4teams sendet und empfängt E-Mails alle zwei Minuten, es kann also bis zu vier Minuten dauern, bis die automatische Antwort wieder bei Ihnen eintrifft.

Ändern Sie den Beispiel-Code nach Ihren Bedürfnissen ab. Stylen Sie den HTML-Code, z.B. mit dem HTML-Style-Konstrukt oder betten Sie Bilder ein, um die Nachrichten dem Corporate-Design Ihres Unternehmens anzupassen.

     

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