Mit der Konfiguration eines ChatBots haben Sie die Möglichkeit, Ihre Agents bei der Erstellung von Texten in der Ticket-Erzeugung und E-Mail-Bearbeitung durch eine künstliche Intelligenz unterstützen zu lassen.

Stand 2.2025 können Sie ChatGPT/OpenAI und DeepSeek nutzen.

Zusätzlich stehen Ihnen mit dem IONOS AI Model Hub zahlreiche alternative ChatBot-Modelle zur Verfügung. Diese Lösung empfiehlt sich besonders, wenn Sie auf eine in Deutschland betriebene und DSGVO-konforme Lösung Wert legen.

Nachfolgend sehen Sie die verschiedenen Konfigurationen für

• ChatGPT
• DeepSeek
• IONOS AI Model Hub
• Empolis Buddy

ChatGPT

Geben Sie die benötigten Werte zum Zugriff auf die ChatGPT-API ein. Nutzen Sie den folgenden Text als Vorlage und passen Sie ihn nach Ihren Anforderungen an.

Fügen Sie Ihren eigenen API-Key bitte in die Zeile apiKey ein:

ChatGPT erhält neben der Benutzeranfrage stets ein System-Kommando, mit einer Anweisung, wie der ChatBot zu antworten hat. 

todo4teams kann hier je nach Kontext verschiedene Kommandos verwenden:

1. bei der Erstellung neuer Tickets: creation_system_command
2. bei der Beantwortung von E-Mails:  reply_system_command
3. in allen anderen Kontexten:  neutral_system_command

Die System-Kommandos sollten stets die Anweisung "Formatiere die Antwort als HTML-Fragment." enthalten, damit die Antwort der KI im korrekten Format übernommen werden kann.

Im reply_system_command wird oben zusätzlich gefordert, dass die KI den passenden Ton gegenüber einem Kunden trifft.

Sie können desweiteren der Benutzeranfrage ein kurzes Kommando voran und nachstellen lassen. Benutzen Sie dazu die Parameter reply_prefix, creation_prefix, etc., je nach Kontext.

Beispiel für eine ChatGPT-Konfiguration:

Speichern Sie die Einstellungen anschließend. Die ChatBot-Funktion kann anschließend sofort genutzt werden.

DeepSeek

Öffnen Sie die Liste der "Systemparameter" und wählen Sie "Neuer Parameter", um einen neuen Systemparameter zu speichern.

Geben Sie als Namen "DeepSeek" ein. Beachten Sie bitte die Groß- und Kleinschreibung.

Die Konfiguration von DeepSeek ähnelt der für OpenAI (siehe oben) stark. 

Benutzen Sie folgende Vorlage für die Konfiguration:

Auch hier benötigen Sie eine Registrierung als API-Benutzer bei DeepSeek und einen API-Key.

DeepSeek erhält neben der Benutzeranfrage stets ein System-Kommando, mit einer Anweisung, wie der ChatBot zu antworten hat. 

todo4teams kann hier je nach Kontext verschiedene Kommandos verwenden:

1. bei der Erstellung neuer Tickets: creation_system_command
2. bei der Beantwortung von E-Mails:  reply_system_command
3. in allen anderen Kontexten:  neutral_system_command

Die System-Kommandos sollten stets die Anweisung "Formatiere die Antwort als HTML-Fragment." enthalten, damit die Antwort der KI im korrekten Format übernommen werden kann.

Im reply_system_command wird oben zusätzlich gefordert, dass die KI den passenden Ton gegenüber einem Kunden trifft.

Sie können desweiteren der Benutzeranfrage ein kurzes Kommando voran und nachstellen lassen. Benutzen Sie dazu die Parameter reply_prefix, creation_prefix, etc., je nach Kontext.

Beispiel für eine DeepSeek-Konfiguration:

IONOS AI Model Hub

Zur Verwendung des Chatbots des IONOS AI Model Hubs, gehen Sie wie oben für ChatGPT beschrieben vor. Melden Sie sich zunächst bei IONOS an und erzeugen Sie dort einen API-Key zur Nutzung des AI Model Hubs

Erzeugen Sie auch hier eine Server-Eigenschaft mit dem Bezeichner "ChatGPT".

Wählen Sie als Service-URL aber https://openai.inference.de-txl.ionos.com/v1/chat/completions
und als Model eins der von IONOS angebotenen, z.B. meta-llama/Meta-Llama-3.1-8B-Instruct

Beispiel für eine IONOS-Konfiguration:

Empolis Buddy

Der Chatbot "Buddy" von Empolis verwendet RAG ("Retrieval-Augmented Generation") zur Generierung von Antwort, das heißt, er erlaubt per Design die Anreicherung mit unternehmensspezifischem Wissen.

 Beispiel für eine Empolis-Buddy-Konfiguration:

Erzeugen Sie in Empolis eine API-Benutzer und setzen Sie die username-, password- etc. Einstellungen passend zu Ihrer Empolis-Instanz. 

Setzen Sie auch die Einstellung docBaseUrl zur Anzeige der für die Antwort herangezogenen Empolis-Dokumente.

Basis-Fakten

Um dem KI-Bot einigen Fakten zu Ihrem Unternehmen oder Ihren Produkte etc. mitzugeben, speichern Sie einen Systemparameter namens ChatBaseFacts:

Erfassen Sie in diesem in einfacher Textform Fakten, die der KI-Agent in seinen Antworten verwenden soll. Die Textmenge ist unbegrenzt - bedenken Sie aber, das sich die Rechenzeit des Chatbots erheblich verlängert, wenn Sie hier mehr als einige Bildschirmseiten übergeben.

Beispiel:

Firma: Margarete Steiff GmbH / Steiff Beteiligungsgesellschaft mbH
Gründung: 1880 (Offizielles Gründungsdatum)
Sitz: Giengen an der Brenz, Baden-Württemberg, Deutschland
Branche: Spielzeughersteller (Hochwertige Teddybären und Plüschtiere, auch Kindermode)
Markenzeichen: Knopf im Ohr
Mitarbeiterzahl: Ca. 1.300 - 1.700 (je nach Quelle und Bezugsjahr)
Umsatz: 96,7 Mio. Euro (Steiff Beteiligungsgesellschaft mbH, 2022) / 112 Mio. Euro (Steiff-Gruppe, andere Quelle)
Eigentümer: Traditionell in Familienbesitz
Steiff ist Weltmarktführer im Segment Hochwertige Teddybären und Plüschtiere.

Analyse von Bildern und angehängten Dokumenten

Optional und abhängig vom gewählten KI-Modell, können Sie empfangene Bild- und Dokumentenanhänge in die Analyse einbeziehen:

Analyse von Bild-Dateien

Mit der Einstellung image_analysis=true aktivieren Sie die Übergabe angehängte Bilddateien an den an die KI. Damit ermöglichen Sie die automatische Beantwortung von Fragen des Kunden, die sich auf Bildinhalte beziehen.

Analyse von angehängten Dokumenten

Um die Analyse von Texten in angehängten PDF-, DOCX- oder ODT-Dateien zu erlauben, fügen Sie in der ChatBot-Konfiguration folgende Zeilen hinzu:

read_attachments=true
max_chars_per_attachment=2000

Mit der Einstellung max_chars_per_attachment bestimmen Sie, wie viele Zeichen des Textes je Anhang maximal in die Analyse einbezogen werden. 2000 Zeichen entsprechen ungefähr einer gefüllten A4-Seite Text.
Beachten Sie, dass ein hoher Wert hier die Anzahl der benötigten Tokens Ihrer KI erhöht und damit ggf. Ihre Kosten beeinflusst!

One-Click-Prompt

Im Chatbot-Dialog können Sie eine Antwort anfordern, ohnen selbst eine Frage einzugeben:

Klicken Sie dazu einfach auf .

Der Prompt, der dann an den Chat-Agent gesendet wird, kann in der Systemeinstellung AUTO_ANSWER_PROMPT konfiguriert werden, z.B. "Beantworte die Anfrage des Kunden."

Passen Sie diesen Prompt nach Bedarf an.