Die Erstellung und Nutzung von Formularen ist ein herausragendes Merkmal von todo4teams. Mit Hilfe von Formularen können blitzschnell neue Herausforderungen in der täglichen Arbeit eines Service-Centers bewältigt werden. Ein oder mehrere Formulare können an ein Ticket angehängt werden. Jedes Formular kann dann seine Daten über die Lebensdauer eines Tickets  hinweg transportieren. Doch damit nicht genug. Die Formulardaten können auch strukturiert abgefragt werden. Damit ergibt sich eine Fülle von wichtigen Anwendungsfällen, wie z.B.

• Die Erfassung von Date zu Service-Einsätzen
• Die Erfassung von strukturierten Daten bei Marketing-Aktion
• Die Lead-Erfassung und Verwaltung
• Die Unterstützung der Ticket-Bearbeitung, z.B. durch das Auslösen von Aktionen abhängig von den erfassten Daten
• Die Erfassung und Bearbeitung von Ersatzteilbestellungen
• Den Zugriff auf das jeweilige CRM

Doch Formulare können noch mehr. Einerseits können über die Lebensdauer eines Tickets, d.h. bei Erstellung, Übernahme oder Schließen eines Tickets Skripte ausgelöst werden. Andererseits können alle Elemente der Graphischen Benutzeroberfläche mit eigenen Aktionen ("Callbacks") versehe werden. Damit kann todo4teams gleichsam vollkommen dynamisch erweitert werden, ohne jedoch die klare Trennung zwischen seinem Kern und der kundenspezifischen Geschäftslogik aufzuheben. Zudem sind alle Formulare immer in sich konsistent. Dies bedeutet, dass ein einmal erzeugtes Formular immer unabhängig von seiner Vorlage ist. Sollte also die Vorlage eines Formulares  geändert werden, also z.B. Felder hinzugefügt oder gelöscht werden, bleibt das benutzte Formular davon unberührt. Erst neu erstellte Formulare auf Basis dieser Vorlage zeigen die neuen Eigenschaften. Zudem ist die Speicherung von todo4teams-Formulare extrem effizient, und verbraucht wesentlich weniger Speicherplatz als z.B. ein vergleichbares PDF-Formular. Dies kann bei todo4teams-Installationen mit mehrere Millionen Tickets  ein wesentlicher Faktor sein.

DIe besondere Mächtigkeit der Formularbearbeitung zeigt sich schon in der Übersicht der Formulare unter dem Navigationelement "Formulare". Die tabellarische Übersicht aller Formulare, das Suchfeld zur Filterung der Formulare und die drei sortierbaren Spalten

• ID
• Aktiv
• Name

sind zunächst einmal konform mit anderen Administrationspunkten:

Doch schön unter den dem Knopf mit den drei Punkten zu weitergehenden Möglichkeiten

findet sich die Möglichkeit zum Import von Formularen oder PDF-Formularen. Über den Menüpunkt "Importieren" können zuvor exportierte Formulare in diese todo4teams-Instanz geladen werden. Dabei nutzt todo4teams eine XML-Repräsentation der Formulare. Dies kann z.B. zur Versionierung  von Formularen, oder zum Austausch zwischen verschiedenen todo4teams-Instanzen (z.B. zwischen Test- und Produktionsumgebung) genutzt werden. Über den Menüpunkt "PDF importieren" kann ein PDF-Formular eingeladen werden. Das aus einem PDF-Formular erstellte todo4teams-Formular muss meist noch einer Bearbeitung des Layouts unterzogen werden, besitzt jedoch alle Datenfelder, die auch das PDF-Formular besitzt. 

Da die Bearbeitung von Formularen die Bearbeitung des Layout essentiell ist, startet der Formulareditor immer im Vollbildmodus. Ein großer Bildschirm mit einer Mindestauflösung von 1920x1080 Pixeln ist empfohlen. Der Formulareditor wird auf den nächsten Seiten detailliert beschrieben. Er besitzt eine Dreiteilung mit

1. dem Kopf, der den Namen des Formulars enthält, dem aus anderen Geschäftsobjekten bekannten Feld "Aktiv", und dem interaktiven Modus, den wir später detailliert beschreiben.
2. der grafischen Darstellung des Formulars auf der linken Seite
3. einer Übersicht über alle Felder, den zugelassenen Teams und den Skripten auf der rechten Seite.