iCal-Termine versenden
Mit todo4teams können Sie auf Anfragen reagieren, die nicht direkt bearbeitet werden können, sondern einer Koordination während eines Meetings bedürfen.
Ein typisches Szenario wäre eine Kundenanfrage per E-Mail, die ein Online-Meeting oder ein geplantes Telefongespräch erfordert. Dazu können Sie dem eingetroffenen Ticket direkt ein Formular „iCal-Einladung“ beifügen, dieses mit den Daten des gewünschten Teilnehmers ausfüllen, einen Terminvorschlag festlegen etc.
Durch das Ausfüllen dieses Tickets wird nun die gewünschte Termineinladung an den Kunden gesendet.
Das todo4teams-Formular „iCal-Einladung“ finden Sie im Anhang.
Hier ist das Layout des Formulars:
Die folgenden Felder können hier bearbeitet werden:
- Subject (Titel des Treffens)
- Start time (Beginn des Meetings; Tag, Stunde, Minute)
- Duration in Minutes (Dauer der Sitzung in Minuten)
- Description (Beschreibung des Treffens)
- Location (Ort des Treffens)
- Organizer/Owner (Organisator des Treffens)
- Organizer's email address (E-Mail-Adresse des Veranstalters)
- New Participant (Name und E-Mail-Adresse des Teilnehmers)
Bitte beachten Sie: Eine Rückmeldung/Bestätigung der Besprechungsteilnahme kann nur zurückgemeldet werden, wenn Ihr Empfänger MS Outlook oder ein Android-Gerät und den Google-Kalender nutzt.
Technisch gesehen erfolgt die Besprechungsplanung und der Einladungsversand in der Endaktion des Formulars „iCal-Einladung“.
Zu diesem Zweck wurden zwei neue Hilfsmethoden entwickelt, die erste definiert die Besprechungsparameter. Gemäß der Konvention des iCal-Formats ist eine eindeutige ID erforderlich, die über den letzten Parameter der Hilfsmethode generiert wird. Im vorliegenden Beispiel ist dies „E“ + „task.id (entspricht der ID des Tickets in todo4teams)“ + „@todo4teams.de“; Bitte passen Sie dies bei Bedarf an Ihre spezifischen Bedürfnisse an.
"New Appointment: " +topic,
"You received a meeting invitation.",
participantemail,mailboxid);
Bitte passen Sie den Titel der Einladung (hier: „Neuer Termin:“ + Betreff aus dem Formular „iCal-Einladung“) und den Text der Einladung (hier: „Sie haben eine Besprechungseinladung erhalten.“) an Ihre persönlichen Bedürfnisse an. Der Parameter „mailboxid“ definiert die ID des Postfachs in todo4teams, von dem aus Sie die Einladungen versenden möchten. Passen Sie dies bei Bedarf an Ihre Bedürfnisse an.
Das Gesamtskript der Endaktion sieht dann so aus:
var duration = form.getValueByFieldName("duration_s");
var mailboxId=2; // Id of mailbox used for sending
var year = 0;
var month = 0;
var day = 0;
try
{
var starttime = form.getValueByFieldName("Startdate");
var cal = java.util.Calendar.getInstance();
cal.setTime(starttime);
year = cal.get(java.util.Calendar.YEAR);
month = cal.get(java.util.Calendar.MONTH);
day = cal.get(java.util.Calendar.DAY_OF_MONTH);
}
catch (exce)
{
println(exce);
}
var hour = form.getValueByFieldName("Hour");
var minute = form.getValueByFieldName("Minute");
var description = form.getValueByFieldName("Description_t");
var location = form.getValueByFieldName("Location_t");
var oemail = form.getValueByFieldName("organizer_email_t");
var oname = form.getValueByFieldName("organizer_t");
var pname = form.getValueByFieldName("name");
var pemail = form.getValueByFieldName("email");
var attendees = new java.util.HashMap();
attendees.put(pname, pemail);
var event = helper.generateEvent(year,month,day, hour,minute,duration,topic,
description,
oemail,
oname,
location,
attendees,
"E"+task.id+"@todo4teams.de");
helper.sendInvitation(event,
"New Appointment: " +topic,
"You received a meeting invitation.",
pemail,java.lang.Long.valueOf(mailboxId));
Wenn das Ticket erledigt ist, sendet todo4teams eine Einladung (im iCal-Format) an den Kunden (hier: max.muster@...):
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