todo4teams kennt drei Einstellungen, um die Ergebnisse der Archivsuche einzuschränken. Die Server-Einstellung UNRESTRICTED_SEARCH steuert die Filterung der Suchergebnisse d.h. sie bestimmt, wie stark die Sichtbarkeit fremder Todos eingeschränkt wird.

Zudem hängt die Einschränkung der Ergenisanzeige von den zugewiesenen Rollen des Benutzers ab, wie nachfolgend beschrieben wird:

Eingeschränkte Anzeige der Suchergebnisse - UNRESTRICTED_SEARCH = false

Der Benutzer ist

• Agent: Bereits im Suchdialog muss der Benutzer sich selbst als Bearbeiter oder Besitzer auswählen, um die Suche starten zu können. Entsprechend enthält er auch nur Suchergebnisse, die dieser Bedingung genügen.
  Möglicherweise erhält der Todos mit einer Adressierung an Gruppen, denen er nicht zugeteilt ist und für die er auch keine Berechtigung zur Adressierung besitzt. Das passiert z.B., wenn Todos durch Workflows in andere Gruppen weiteradressiert werden.   
• Administrator: Der Administrator hat keine Einschränkungen im Suchdialog. Allerdings werden ihm nur Todos angezeigt, die an Gruppen adressiert wurden, denen er zugeteilt ist. Ihm werden eigene Todos (er ist Besitzer oder Bearbeiter) angezeigt, egal an welche Gruppe sie adressiert wurden. Er sieht allerdings keine persönlich adressierten Todos anderer Benutzer (d.h. er ist weder Besitzer noch Bearbeiter).
• Superadmin: Falls der Benutzer die Rolle Superadmin besitzt, sieht er uneingeschränkt alle Todos im Suchergebnis, die seinen Suchkriterien entsprechen.

Lokale Suche - UNRESTRICTED_SEARCH = local

Der Benutzer ist

• Agent: Dem Benutzer werden nur Todos angezeigt, die an Gruppen adressiert wurden, denen er zugeteilt ist. Ihm werden eigene Todos (er ist Besitzer oder Bearbeiter) angezeigt, egal an welche Gruppe sie adressiert wurden. Persönlich adressiert Todos werden ihm nur angezeigt, falls er Besitzer (Absender) oder Bearbeiter (Adressat) ist.   
• Administrator: Dem Benutzer werden nur Todos angezeigt, die an Gruppen adressiert wurden, denen er zugeteilt ist. Ihm werden eigene Todos (er ist Besitzer oder Bearbeiter) angezeigt, egal an welche Gruppe sie adressiert wurden. Er sieht allerdings keine persönlich adressierten Todos anderer Benutzer (d.h. er ist weder Besitzer noch Bearbeiter).
• Superadmin: Falls der Benutzer die Rolle Superadmin besitzt, sieht er uneingeschränkt alle Todos im Suchergebnis, die seinen Suchkriterien entsprechen.

Unbeschränkte Anzeige der Suchergebnisse - UNRESTRICTED_SEARCH = true

Der Benutzer ist

• Agent, Administrator oder Superadmin: Der Benutzer sieht uneingeschränkt alle Todos im Suchergebnis, die seinen Suchkriterien entsprechen. 

Wenn todo4teams mit dieser Einstellung betrieben wird, muss den Benutzern klar sein, dass keine privaten Nachrichten ausgetauscht werden dürfen und jeder Informationsaustausch über todo4teams für alle Benutzer einsehbar ist.