Es gibt zwei Möglichkeiten eine neue Mailbox anzulegen. Wenn Sie eine Mailbox anlegen wollen, deren Eigenschaften keiner bisher eingepflegten Mailbox ähnlich sind, dann drücken Sie auf den Knopf „Neue Mailbox“.

Falls Sie eine Mailbox anlegen möchten, die einer existierenden Mailbox ähnlich ist, und die Sie nur in einigen Punkten verändern wollen, dann wählen Sie bitte in der Tabelle die „Original-Mailbox“ aus. Daraufhin öffnet sich die Detailansicht der Mailbox. Dort können Sie durch Drücken auf den Button "Kopie" eine Kopie der Mailbox erzeugen. Dabei sind die Pflichtfelder mit einem roten Stern hinter dem Bezeichner markiert. Sie sind rot hinterlegt, solange sie nicht hinreichend ausgefüllt sind. In dem Mailbox Dialog gibt es 5 Reiter (Tabs), die zur Bearbeitung einer Mailbox herangezogen werden können. 

Basisdaten

Der erste Reiter "Basisdaten" enthält die folgenden Eigenschaften der Mailbox:

• E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse  der Mailbox
• Eingangsserver: Der Mail-Server, über den die E-Mails empfangen werden.
• Ausgangsserver: Der Mail-Server, über den die E-Mails versandt werden
• E-Mail-Benutzer: Der Benutzername zum Zugriff auf die Mailbox
• E-Mail-Kennwort: Das Kennwort zum Zugriff auf die Mailbox
• Typ: Das Protokoll, über das E-Mails empfangen werden
• Übernahme-Modus: Legen Sie hier fest, wie mit der E-Mail in Ihrer Mailbox verfahren werden soll, nachdem sie in todo4teams eingelesen wurde. Wählen Sie DELETE, wenn die E-Mail nach dem Empfang aus der Mailbox gelöscht werden soll. Wählen Sie MOVE, wenn todo4teams die E-Mail in ein Unterverzeichnis Ihrer Mailbox verschieben soll. Beachten Sie: Die Option MOVE funktioniert nur bei IMAP-Mailboxen. Wir empfehlen, immer ein IMAP-Postfach und die Option MOVE zu verwenden, damit bei Darstellungsproblemen von E-Mails in todo4teams die Original-E-Mail geprüft werden kann! todo4teams kann unter Umständen nicht alle Varianten von E-Mails korrekt anzeigen (Eingebundene Bilder, Klänge, komplexe HTML-Formatierungen etc.).
• Zielordner: Der Unterordner der Mailbox, in denen im Übernahme-Modus MOVE die E-Mails verschoben werden
• Zielminuten: Geben Sie hier die Frist in Minuten ein, innerhalb der die eingehende E-Mail bearbeitet werden soll.
• Besitzer zuweisen und Besitzer: Wenn eingehenden E-Mails automatisch ein Besitzer zugewiesen werden soll, aktivieren Sie diese Option und wählen Sie einen Benutzer aus. Dieser Benutzer sieht dann die empfangenen E-Mails in seinem Ticket-Ausgang und kann die fristgerechte Bearbeitung überwachen. Dieser Benutzer kann auch die Adressierung und die Bearbeitungsfrist der Tickets korrigieren. Wenn Sie diese Option deaktiviert lassen, können die E-Mail-Tickets von den Bearbeitern im Ticket-Eingang weitergeleitet werden. Der weiterleitende Benutzer wird damit zum Besitzer des Tickets und ist für ihn verantwortlich.
• Adressat: Stellen Sie hier ein, an welches Team die E-Mails standardmäßig  weitergeleitet werden.
• Priorität: Legen Sie fest welche Priorität die erzeugten Tickets erhalten.
• Dateisystem-Sicherung: Alle eingehenden E-Mails dieses Postfachs werden von todo4teams im original E-Mail-Format (als EML-Datei) im Dateisystem abgespeichert.
• Aktiv: Das Postfach wird nur ausgelesen, wenn dieses Feld aktiviert ist.

Signatur
Der zweite Reiter „Signatur" hinterlegt den Text (häufig in HTML formatiert),  der benutzt wird wenn E-Mails aus dieser Mailbox in todo4teams beantwortet werden. Er wird automatisch als E-Mail-Fußzeile angefügt. 

Eigenschaften
Im Reiter "Eigenschaften" werden fortgeschrittene Einstellungen zur Konfiguration der Mailbox eingetragen.

Zertifikat
Im Textfeld dieses Reiters können Sie ein E-Mail-Zertifikat hinterlegen.

Ein E-Mail-Zertifikat dient dazu, die Sicherheit und Authentizität von E-Mails zu gewährleisten. Es wird in der Regel von einer Zertifizierungsstelle (CA – Certificate Authority) ausgestellt und basiert auf dem Public-Key-Infrastructure (PKI)-Verfahren. Es ermöglicht die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails mittels S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) oder PGP (Pretty Good Privacy). Dadurch wird sichergestellt, dass nur der beabsichtigte Empfänger die Nachricht lesen kann. und der Empfänger sicherstellen kann, dass die E-Mail während der Übertragung nicht verändert wurde. Näheres zum Signieren und Verschlüsseln von E-Mails bei der Beantwortung von Tickets finden Sie hier.

Skripte
Im Reiter "Skripte" können Sie zwei Skripte für eine Mailbox konfigurieren:

• Eintreffen-Aktion: Dieses Skript wird ausgeführt, wenn eine E-Mail von todo4teams empfangen wurde. In diesem Skript können Sie jedwede Geschäftslogik hinterlegen, um die Verarbeitung der Tickets optimal zu steuern.
• Versendefehler-Aktion: Dieses Skript wird dient zur Fehlerbehandlung schwerer Versendefehler. Es wird eher in Ausnahmefällen konfiguriert.

Wenn Sie alle Einstellungen für dieser Mailbox vorgenommen haben, so können Sie auf den Knopf „Speichern“ drücken, um die Mailbox mit diesen Einstellungen in todo4teams bereitzustellen. Durch Drücken des Knopfes „Schließen“ können Sie diesen Dialog jederzeit verlassen.