Mit der Hilfe von Textbausteinen können Sie häufig wiederkehrende Anfragen zu einem Thema schnell und standardisiert beantworten. In todo4teams können die Textbausteine hierarchisch gegliedert, und auf diese Weise das schnell und häufig benötigte Fachwissen für den Agent durch einen Klick verfügbar gemacht werden.

Darüber hinaus können Textbausteine nicht nur Text sondern auch Bilder, Tabellen, Links und alle weiteren Formatierungsmöglichkeiten nutzen, die im WYSIWYG-Editor von todo4teams benutzt werden können.

In todo4teams werden zwei verschiedene Klassen von Textbausteinen unterschieden:

1. Globale Textbausteine
2. Team-Textbausteine

Globale Textbausteine stehen allen Benutzern unabhängig von ihrer Teamzugehörigkeit zur Verfügung. Sie enthalten in der Regel Anreden, grundlegende Aussagen und Textabschlüsse, die in der Kundenkommunikation häufig benutzt werden.

Gruppen-Textbausteine enthalten eher Dokumententeile zu Fachthemen die spezifisch für das jeweilige Team sind. Die Verwaltung von Textbausteinen für die Teams findet in der Administration des jeweiligen Teams statt. Die Bedienung ist jedoch identisch zur hier beschriebenen Verwaltung von Globalen Textbausteinen. Textbausteine sind in einer Baumstruktur organisiert. Der Baum wird auf der linken Seite dargestellt:

Dieser Baum kann mit den folgenden Knöpfen modifiziert werden:

1. Erstellen: Einen neuen Textbaustein erstellen
2. Bearbeiten: Den Textbaustein umbenennen
3. Löschen: Den Textbaustein löschen
4. Kopieren: Den Textbaustein duplizieren
5. Importieren: Die als Datei gespeicherte Textbausteine importieren
6. Exportieren: Alle Textbausteine exportieren

Die hier erstellten globalen Textbausteine stehen allen Nutzern von todo4teams bei der Bearbeitung von Tickets und der Beantwortung von E-Mails zur Verfügung.