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Zusätzlich zu den drei oben erklärten grundlegenden Rollen, die bereits bei der Anmeldung am System vergeben werden, nimmt jeder Benutzer, der als Agent eingeloggt ist, im todo4teams-Workflow noch weitere Rollen ein.

Der todo4teams-Workflow ist bewusst einfach gehalten, und soll sich von komplexen Workflow-Werkzeugen mit ihren meist noch komplexeren Prozessen abgrenzen. Im wesentlichen gibt es vier Rollen, die ein Agent während seiner Tätigkeit mit todo4teams einnimmt. Dies sind:

• Ersteller / Besitzer / Beobachter
• Bearbeiter

Zusätzlich zu diesen direkt in todo4teams eingebundenen Rollen gibt es noch die Rolle des (häufig externen)

• Experten,

der Detailkenntnisse besitzt und über Rückfragen per E-Mail in die Bearbeitung eines Jobs einbezogen werden kann.

In komplex modellierten Prozesswerkzeugen werden die Rolle des Erstellers, des Besitzers und des Beobachters gerne voneinander getrennt und mit verschiedenen Erlaubnissen und Qualifikationen versehen. Diese Rollen sind in todo4teams bewusst zusammengefasst, da angesichts der Dauer der abzuarbeitenden Prozesse diese Trennung nicht sinnvoll ist. Die typische Bearbeitungszeit in todo4teams befindet sich in der Größenordnung von Minuten und nicht von Tagen oder Wochen.

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