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Todos sind Aufträge, die von einem Benutzer an einen oder mehrere andere verschickt werden. In der Regel handelt es sich dabei um so genannte Jobs, das sind zu erledigende Arbeiten wie z.B. die Bearbeitung eines einzelnen Kundenanliegens. Ein Todo kann aber auch eine Nachricht sein, die vom Empfänger zu bestätigen oder zu beantworten ist.

Todos haben Charakteristika, die eine Verteilung per E-Mail an die Bearbeiter verbietet:

• Es kommen mehrere Bearbeiter in Frage. Die Person, die als erste freie Kapazität besitzt, sollte den Auftrag erledigen.
• Die Aufgabe sollte von genau einer Person bearbeitet werden.
• Die Aufgabe ist dringlich. Sie erfordert Erledigung innerhalb einer vorgegebenen Zeit.
• Eine Nachricht erfordert die Kenntnisnahme der Empfänger innerhalb einer bestimmten Zeit. Den Absender interessiert die Kenntnisnahme der Nachricht durch die Empfänger. Oft interessiert ihn auch die Bestätigung der Empfänger.

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