Im Gegensatz zum einfachen Weiterleiten von Tickets, bei dem eine neue Adressierung innerhalb von todo4teams erfolgt, werden beim externen Weiterleiten die Tickets per E-Mail an eine externe Person weitergeleitet.

Die Tickets verlassen damit das Ticketing-System und werden dort als erledigt markiert. Ob die Tickets korrekt und fristgerecht erledigt werden, kann dann nicht mehr verfolgt werden. Weil damit die gleich mehrere Qualitätsparadigmen von todo4teams verletzt werden, ist diese Funktion nicht für alle Benutzer verfügbar. Die betreffenden Benutzer müssen in den Systemparametern (siehe EXTERNAL_FORWARD_USERS)  einzeln für diese Funktion registriert werden.

Tickets werden extern weitergeleitet, indem das Ticket in der Eingangsliste ausgewählt wird und dann der Knopf "Externe Weiterleitung" gedrückt wird.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem eine E-Mail-Adresse erfasst oder ausgewählt und ein Kommentar zur Weiterleitung eingegeben werden kann:

Mit Klick auf "Externe Weiterleitung" wird das Ticket als E-Mail an den gewählten Adressaten versandt. Der Eingegebene Kommentar wird gut sichtbar oben im Text der E-Mail angezeigt, um die Weiterleitung zu erläutern.

In todo4teams erhält das Ticket damit den Status "Beendet" und wird automatisch archiviert - ist anschließend also nicht mehr in der Ausgangsliste des Besitzers sichtbar.